Mötesteknik. Något som väldigt få någonsin pratar om. Som upplevs som ett problem och som en kostnad. Istället för att inse att de flesta möten kräver bra teknik för att budskapet med mötet ska gå fram.
Vi börjar med ljud. Den vanligaste kommentaren som inleder de flesta större möten och event som inte har professionell hjälp med teknik är klassikern: ”Hörs det bra?” Hur ska vi kunna höra det då mikrofonen inte fungerar? Det finns även de mer brutala, som helt enkelt slår med handen på mikrofonen. Speciellt myggor mår bra av den typen av behandling . En handflata med 10 kilos tryck som slås mot elektroniken. Av någon anledning är mikrofonen ändå på gott humör och är väldigt på just då. Det innebär att det dunsar till i högtalarna så att folk oftast blir rejält skrämda och undrar vad som pågår. Men man får ju uppmärksamhet vilket ju kan vara en fördel. En reflektion kring mikrofoner och ljud i synnerhet är alla de mötesplatser som berättar för sin kund att de har en väldigt bra ljudanläggning.
Kunden tror på det här. Och varför skulle de inte göra det?Kunden kommer därför till anläggningen med förhoppningar om att få göra ett fantastiskt möte, kanske det viktigaste för året. Vad de inte vet är att konferensvärd/värdinnan som har det tvivelaktiga nöjet att också få leka konferenstekniker, inte har vare sig utbildning eller intresse av ljudtekniska frågor.
Leverantören av ljudet visade en gång i tiden hur man slog på och av strömmen till anläggningen, och hur man byter batterier till mikrofonerna. Det här är ofta information som sedan går i arv bland medarbetarna. Visk-leken är inte ett helt dåligt metafor …Och då blir det som det blir.Att som kund förlita sig på att ljudet på mötesplatsen fungerar, och att sedan vid mötets inledning höra talaren säga ”Hörs det bra?” inför en fullsatt lokal känns lite för sent.
Vi har varit med om hemska tillfällen då stora investeringar i material, bildproduktion, repetition och inhyrda dyra programledare och föreläsare stått inför problemet med en för dålig ljudanläggning. I början av våra karriärer gick vi också på anläggningarnas säljargument att de hade ett bra ljud och nya mikrofoner. Att det fanns en tekniker på plats som skulle se till att det fungerade bra.Det håller inte. Många av de så kallade konferenstekniker som finns därute har en helt annan referens än vad din konferens eller ditt möte kräver. Att förvänta sig att en person som slår på och av mikrofoner 5 dagar i veckan samtidigt som de serverar kaffe ska ha engagemang i just din konferens är att hoppas på för mycket.
Det är därför körscheman, genomgångar och en producent, regissör, produktionsledare eller scripta behövs på plats. För om det inte hörs, kan man undra varför investeringen att åka iväg med x antal personer har gjorts. Troligen har ett antal människor lagt ner mycket tid och arbete (och företagets pengar) på att skapa det som ska sägas från scenen. Att det då inte går fram för att man inte säkerställt ljudet är inte acceptabelt.
En annan klassiker när det gäller mötesteknik är den moderna ”lägerelden”. Jag menar då bildprojektorn, som är central för mer eller mindre alla möten som hålls, stora som små. Utan möjlighet att projicera bild för att stödja våra möten, blir det ofta svårt. Nu finns det tyvärr en övertro på nyttan av bilder och projiceringar, vilket ofta kan skapa mer nackdelar än fördelar. Mer om det i en annan krönika.
Rent tekniskt har projektorer ofta ett grundläggande problem: De är för dåliga ljus-mässigt. Det innebär att bilder som det spenderats stora summor på att tillverka inte syns tillräckligt bra. Att de genomtänkta färgkoderna i en graf inte stämmer längre. ”Som ni ser på det röda stapeln …” säger talaren, och det enda vi som publik ser är en rosa stapel. Den gröna stapeln blir gul, och den lila har förvandlats till ljusblå, och så vidare. Det här ser sällan presentatören som ser på sin dataskärm som har full återgivelse av färgerna.
Projektorer som är för klena borde bytas ut omgående och ingen anläggning med ambitionen att vara professionell ska erbjuda en undermålig projektor. Att påstå att det är för dyrt, att det ”brukar” fungera eller att ”det är första gången någon klagat på vår projektor”, är bara undanflykter för oss som är mötesproffs. Vi kräver att teknik är av tillräckligt bra kvalitet för att hjälpa oss att genomföra ett bra möte.
Projektorn som hänger i taket kan avgöra om ditt möte blir en framgång eller en förvirrad tillställning där man tappade kommunikationen med deltagarna.Vi är bortskämda med bra bildkvalitét och det är just det som är min poäng. Varför ska vi då nöja oss med något som inte är bra? Då vår inkomst kommer från det dagliga arbetet, och inte från att kolla dokusåpor, bör prioriteringen ändras radikalt. I dagsläget sjunker priserna löpande på projektorer och LED-skärmar, samtidigt som ljusstyrkan blir bättre och bättre. Att mötas av konferensanläggningens 4:3-duk när man gjort en presentation och filmer för en halv miljon i 16:9-format skapar inte bra stämning. På samma sätt som vi byter ut våra datorer med jämna mellanrum, bör företag internt byta ut sin utrustning i sina mötesrum. För att inte tala om vad de som tar betalt av dig för sina mötesrum bör göra …
En annan intressant detalj är ljus. Det är väldigt sällan möten har investerat i scenljus.De flesta möten sker i mötesrum på företag och konferensanläggningar, där ljussättning är det befintliga som hänger i taket. Ljusrör, ofta i sektioner som hur man än väljer, lyser på fel ställe. Belysningen är sällan smickrande, utan kommer rakt uppifrån och framhäver drag i våra ansikten som vi kanske inte alltid är så nöjda med. Det här är det få som tänker på.
Men vi kräver oftast att folk som ska in i en TV-sändning ska in i sminket för att se lite bättre ut inför kamerorna. Vad är skillnaden? Varför kan inte de möten vi gör ha en bra ljussättning? Ett miljöljus som gör det behagligt i rummet. Ett scenljus som gör att den eller de som presenterar har en punkt där de syns extra bra. Det räcker med ett par små lampor, som är placerade så att de ger ett ljus snett bakifrån för att framhäva personen, och ljus från var sida. Att smaska på med en lampa rakt framifrån är vare sig snyggt eller bekvämt, då man inte ser någonting som talare.
Ovana personer säger alltid samma sak. ”Ja, jag ser ju inte er nu, för jag har en lampa mitt i ögonen”. Den kommentaren genererar alltid samma effekt. Man hör inte vad personen säger de närmaste minuterna, utan man har fullt upp med att se hur talaren gör allt för att försöka se något. Vilket är omöjligt. Det vet vi som tittar, men den som står där fortsätter hålla handen ovanför ögonen, kisa och se allmänt lustig ut. Det är ren underhållning i vissa fall. Proffs utnyttjar situationen, sveper med blicken över publiken och använder sig av att de inte får ögonkontakt. De som sitter i publiken upplever att personen på scenen tittar på just dom, och får då direkt ett underläge, inrättar sig ofta som publik och upplever talaren på scen som karismatisk. Talaren ser ingenting, men vet man om att det rent psykologiskt är så här, man kan använda sig av detta och bli bekväm i sin roll på scenen. Ingen ser dig, fast alla ser dig. Skådespelare utnyttjar det här till fullo. Och återigen, står du på scen blir du en skådespelare. Företagets skådespelare.
Vi har gjort stora möten där företagsledare gjort allt de kan för att ställa sig utanför ljuset. Vi har jagat dem med följespotar och allt vi kan hitta i ljusväg, och ändå har de lyckats ställa sig på en plats på scenen som är mörk. Beteendet är nervositet, och ett sätt att försöka undvika att vara på scen. Det bygger oftast på att man är orepeterad, obekväm på scenen och inte har fått hjälp av någon som är kunnig på området. Michael Jackson var mästare på att göra tvärt om. I en del live-konserter ser man honom ta sig IN i ljuset då tekniken eller teknikern inte hängt med. Proffsigt. Michael är kanske inte den man törs jämföra sig med när det gäller scen-närvaro. Men varför inte? Han var en av de bästa någonsin. Lär av de bästa. Detsamma gällde Steve Jobs när han gjorde sina klassiska presentationer. Richard Branson, Barack Obama, mfl är alla skickliga på att ta sig IN i ljuset. Men så har de repeterat också. Om och om igen. Ska man lyckas i affärslivet är det här givetvis en viktig del, som få har förstått att utnyttja.
Sammantaget har alltså Mötesteknik, i form av ljud, bild och ljus en oerhört viktig roll. Och här finns det också möjlighet att ta positioner, utveckla sina kunskaper och skaffa sig fördelar gentemot konkurrenter. Det handlar om att acceptera att det som utlovas i mötesteknik måste synas, kollas upp och testas av. För det som är bra nog för andra kanske inte alls håller den nivå du kräver. Och det är innan du har en chans att avgöra det. Inte under. Inte efter. Trots detta fortsätter företag att ha möten och åka till mötesplatser utan att det här finns som en viktig punkt på agendan. Man förutsätter helt enkelt att det ska fungera. Vårt råd till alla som arrangerar ett viktigt möte där det krävs Mötesteknik är att anlita en person som kan ta det här ansvaret. Det är det värt.
Vi gjorde en enkel undersökning internt för att se hur många gånger vi faktiskt INTE använde den befintliga tekniken i det möte vi producerade åt en uppdragsgivare Inte utan förvåning konstaterade vi att vi nio gånger av tio adderade extra ljud och/eller bildteknik. Något vi varje gång får motivera för en uppdragsgivare, som tyvärr ”gått på” argumentet att hotellet eller konferensanläggningen har all teknik som behövs, och det ingår i hyran. Nio gånger av tio! Det säger en hel del om hur det står till därute i våra mötesrum, som används dagligen av företag.
Så, kära mötesanläggningar: Vi behöver inte mer varianter av power-break-fika, strössel-doppade jordgubbar eller alg-juicer med sjögrästopping. Vi behöver teknik som fungerar till de möten vi ska ha, i första hand. Det är därför vi är hos er. För att kommunicera. Därefter kommer allt annat. I alla fall i en Mötesproducents värld.
Men vad vet jag 😉